Flows: Übersicht

Was ist ein Flow?

Ein Flow ist eine regelbasierte, automatisierte Nachrichtensequenz, die durch einen Trigger gestartet wird. Sie läuft vollständig im Hintergrund, niemand muss etwas von Hand versenden, und sie ist rund um die Uhr aktiv. Ein Flow kann einstufig sein, also aus einer Nachricht bestehen, oder mehrstufig mit mehreren Nachrichten über einen längeren Zeitraum. Erstellt wird er im Flow Builder, verwaltet im Flow Dashboard. Weil ein Flow für jeden Kontakt gilt, der seine Bedingungen erfüllt, läuft ein einziger Flow für beliebig viele Kontakte gleichzeitig.

Wie ist ein Flow aufgebaut?

Jeder Flow folgt derselben Struktur aus drei Arten von Blöcken:

• Starting point — legt fest, wann der Flow startet und wer ihn betritt. Hier konfigurierst du Trigger, Filter, Labels und Revenue Tracking.
• Messages-Block — eine oder mehrere Nachrichten in Sequenz. Eine Nachricht kann Quick replies, Links, Telefonnummern und Medien enthalten.
• Delay-Block — eine optionale Wartezeit zwischen zwei Messages-Blöcken. Kontakte warten im Delay und laufen weiter, sobald die Zeit abgelaufen ist.

Weil Trigger, Filter und Labels im Starting point zusammenkommen, steuerst du die Zielgruppe präzise: Der Trigger entscheidet, was den Flow startet, Filter und Labels entscheiden, wer ihn tatsächlich betritt.

Welche Ereignisse können einen Flow starten?

Fünf Trigger-Typen aus vier Quellen — zwei Shopify-Ereignisse, ein Keaz-interner Trigger, ein externer und einer direkt auf WhatsApp:

• Contact purchase — Shopify. Ein Kontakt gibt eine Bestellung in deinem Shop auf.
• Abandoned checkout — Shopify. Ein Kontakt beginnt einen Checkout und schließt ihn nicht ab.
• Smart activation — Keaz-intern. Keaz entscheidet, wann jeder Kontakt erreicht wird.
• Webhook — extern. Ein anderes System ruft Keaz auf und startet den Flow.
• Chat-in — WhatsApp. Der Kontakt schreibt dir zuerst.

Smart activation lohnt einen zweiten Blick, weil sie sich anders verhält als die übrigen Trigger. Sie bestimmt den optimalen Versandzeitpunkt für jeden Kontakt vollautomatisch, um Spam-Reports zu minimieren und die Qualität deines WhatsApp-Accounts zu schützen. Je nachdem, was das System als sicher und sinnvoll einschätzt, sendet sie mehrere Nachrichten pro Tag oder nur wenige. Du legst keinen festen Zeitpunkt fest — Keaz steuert den Versand im Hintergrund.

Wie bleibt die Kommunikation im Flow rechtssicher?

Ein Messages-Block kann Quick replies enthalten, die beim Antippen das Opt-in-Level eines Kontakts ändern. Die Einwilligung kann damit direkt im Gespräch erteilt oder zurückgezogen werden, statt an einer Stelle, die der Kunde erst suchen müsste. Was die einzelnen Level erlauben, steht in wie An- und Abmeldung funktioniert. Wie du diese Einwilligung überhaupt erst einsammelst, erklärt unser Guide zum DSGVO-konformen WhatsApp-Opt-in.

Was lässt sich auswerten?

Jeder Flow liefert Live-Metriken auf Block-Ebene. Du siehst also, wo Kontakte weiterlaufen und wo sie stehen bleiben, statt nur, wie der Flow insgesamt abgeschnitten hat. Daneben steht die Flow finish rate: Sie zeigt, welcher Anteil der Kontakte das Ende der Sequenz erreicht hat — ein Vollständigkeitsmaß, das eine Öffnungsrate pro Nachricht nicht liefern kann. Der Umsatz wird über einen Rabattcode zugeordnet: Du legst ihn in Keaz für den Flow an, Keaz erstellt ihn in deinem Shopsystem, und Bestellungen, die ihn einlösen, werden diesem Flow zugerechnet. Warum jeder Flow seinen eigenen Code braucht, erklärt Revenue Tracking mit Rabattcodes.

Flow oder Newsletter — was passt wann?

Ein Flow reagiert, ein Newsletter verkündet. Der Flow wird durch ein Ereignis ausgelöst, sendet fortlaufend an einzelne Kontakte und richtet sein Timing nach Echtzeit oder Delay-Blöcken. Einen Newsletter erstellst du selbst, er geht einmalig an ein ganzes Segment und wird sofort oder geplant versendet. Zusammen decken beide den gesamten Lebenszyklus ab: Flows halten die dauerhafte Kommunikation vom Erstkauf bis zum Winback am Laufen, Newsletter tragen die Kampagnen, die du bewusst startest.