Automations: Übersicht

Was sind die Automations in Keaz?

Mit den Automations beantwortet Keaz WhatsApp-Nachrichten für dich — nach Regeln, die du einmal festlegst. Drei Funktionen stehen nebeneinander: Keywords, Conversation Starter und Default Reply. Zusammen decken sie die drei Momente ab, in denen eine automatische Antwort hilft: Ein Kontakt schreibt ein definiertes Trigger-Wort, ein Kontakt schreibt etwas Unvorhergesehenes, oder ein Gespräch muss nach Ablauf wieder geöffnet werden.

Wo finde ich die Automations?

Sie liegen in der Inbox. Der Button Automation sitzt oben rechts im Gesprächspanel und öffnet den Automations-Bereich. Die Seitenleiste dort enthält Keywords, Conversation Starter und Default Reply. Du verlässt die Inbox dafür nie — den Rest dieses Bildschirms erklärt die Inbox-Übersicht.

Was macht jede der drei Funktionen?

• Keywords sind wortbasierte Trigger. Schreibt ein Kontakt ein von dir definiertes Wort, antwortet Keaz automatisch mit der hinterlegten Nachricht. Drei Keywords sind verpflichtend und lassen sich nicht entfernen — damit sind Abmeldungen und Datenanfragen ohne zusätzlichen Aufwand abgedeckt.
• Conversation Starter ist eine strukturierte Nachrichtenvorlage mit genau einem Zweck: ein Gespräch wieder zu öffnen, dessen Antwortfenster geschlossen ist.
• Default Reply ist eine optionale Rückfallantwort. Trifft eine eingehende Nachricht auf kein Keyword, antwortet sie, statt den Kontakt ohne Reaktion zu lassen. Du schaltest sie über einen Toggle ein und aus.

Über die Pflicht-Keywords meldet sich ein Kontakt bei dir ab. Wie du die Erlaubnis überhaupt erst einholst, ist eine eigene Frage — unser Guide WhatsApp-Opt-in DSGVO-konform einsammeln geht auf die rechtliche Seite im Detail ein.

Welche Automation greift, wenn zwei zutreffen könnten?

Die drei Funktionen folgen einer festen Hierarchie. Eine einzelne eingehende Nachricht löst deshalb nie zwei Antworten aus:

1. Ein Kontakt schickt dir eine Nachricht.
2. Keaz prüft, ob ein Keyword-Trigger passt. Wenn ja, geht die Keyword-Antwort raus.
3. Passt kein Keyword, geht die Default Reply raus — aber nur, wenn sie aktiv ist, und höchstens einmal alle 24 Stunden pro Kontakt.
4. Ist die Default Reply deaktiviert, passiert nichts — die Nachricht wartet in der Inbox auf dich.

Die Keyword-Logik hat immer Vorrang. Die Grenze von einmal pro 24 Stunden verhindert außerdem wiederholten Versand, wenn ein Kontakt mehrere Nachrichten hintereinander schreibt.

Was passiert, wenn das 24-Stunden-Fenster schließt?

Ein Gespräch schließt sich 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kontakts automatisch. Dieses Fenster setzt WhatsApp, nicht Keaz — es gilt für jedes Unternehmen auf der Plattform. In der Inbox bietet das geschlossene Gespräch einen Unlock-Button an: Beim Entsperren geht dein Conversation Starter als Einstiegsnachricht raus, und der Chat ist wieder aktiv.

Diese Reaktivierung ist kostenpflichtig. Es lohnt sich also, den Conversation Starter sorgfältig zu formulieren statt ihn generisch stehen zu lassen.

Worin unterscheiden sich Automations von Flows und Newslettern?

Automations reagieren darauf, was ein Kontakt im Gespräch schreibt. Flows reagieren auf ein Ereignis — einen Kauf, einen abgebrochenen Checkout, einen Webhook oder einen Kontakt, der von sich aus schreibt, wie beim Flow-Trigger Chat-in. Newsletter sind Kampagnen, die du selbst erstellst und an ein Segment sendest. Nutze die Automations für alle Antworten, die nicht davon abhängen sollten, dass jemand am Schreibtisch sitzt.