WhatsApp Business einrichten: Schritt für Schritt

Drei Dinge – und eines davon ist die Entscheidung, die die meisten überspringen. Sie brauchen eine Rufnummer, die Sie kontrollieren, ein Gerät, das darauf eine SMS oder einen Anruf empfangen kann, und eine klare Antwort darauf, welche Nummer das dauerhaft sein soll. Die registrierte Nummer wird Ihre Identität in WhatsApp; sie später zu wechseln heißt, es jedem Kunden zu sagen.

• Eine Nummer, die Ihnen gehört. Die Registrierung sendet einen Code per SMS oder Sprachanruf, die Nummer muss also auf dem Gerät erreichbar sein.
• Eine Nummer, die auf demselben Handy nicht schon in einer anderen WhatsApp-App läuft. Eine Nummer, eine App.
• Logo, Unternehmenskategorie und eine kurze Beschreibung. Danach fragt das Setup – und ein leeres Profil ist das Erste, was ein neuer Kontakt sieht.

Noch unsicher, ob Sie die Business-App überhaupt brauchen? Der Unterschied zwischen WhatsApp und WhatsApp Business ist der kürzere Text und klärt, ob diese Anleitung für Sie gilt.

Meta dokumentiert den Ablauf in vier Schritten – auf Android und iOS identisch.

1. Herunterladen und starten. Die App ist bei Google Play und im Apple App Store kostenlos. Beim ersten Start akzeptieren Sie die WhatsApp-Nutzungsbedingungen.
2. Nummer registrieren. Land auswählen, damit die Vorwahl stimmt, Nummer eingeben, Richtigkeit bestätigen und die CAPTCHA-Prüfung lösen.
3. Per Code verifizieren. Meta schickt eine SMS oder ruft an. Code eingeben – die Nummer ist registriert.
4. Unternehmensprofil anlegen. Name, Kategorie und Logo oder Profilbild eintragen. Ab hier können Sie Nachrichten schreiben.

Meta beschreibt die Verifizierung auf der eigenen Einstiegsseite als Sicherheits- und Betrugsschutzmaßnahme, nicht als Unternehmensprüfung – es wird nichts bewertet und niemand gibt Sie frei (Meta, WhatsApp for Business, 2026, abgerufen am 04.09.2026). Wer Werbeplattformen kennt, wird das schneller finden als erwartet. Es gibt keine Warteschlange.

Eine Nummer mit Keaz zu verbinden ist ein separater, späterer Schritt und passiert nicht in der App – siehe WhatsApp-Account verbinden im Hilfecenter.

Ja – in dem Sinn, der zählt. Metas Dokumentation nennt das Übertragen der Kontoinformationen von WhatsApp Messenger in die WhatsApp Business App als unterstützt, und die App bietet es während der Registrierung an, neben dem Wiederherstellen eines früheren WhatsApp-Business-Backups aus Google Drive (Meta, WhatsApp for Business, 2026, abgerufen am 04.09.2026).

Was es nicht ist: ein Schalter. Es gibt in privatem WhatsApp keinen Umschalter, der das Konto umwandelt und alles andere unberührt lässt. Sie installieren die zweite App, registrieren dieselbe Nummer und nehmen die Übernahme, wenn sie angeboten wird. Danach gehört die Nummer auf diesem Handy zu WhatsApp Business.

Zwei Folgen sollten Sie einplanen. Erstens: Ist es Ihre private Mobilnummer, landen Kundengespräche künftig in der App, die Sie auch abends lesen – meist gewollt, aber Ihre Geschäftszeiten sind dann das, was Ihr Handy gerade macht. Zweitens: vorher sichern. Eine Übernahme, die sich nicht zurückdrehen lässt, ist ein schlechter Ort, um zu merken, dass kein Backup existiert.

Lieber eine Festnetznummer, damit die Geschäftsnummer nie privat wird? Das geht, mit Bedingungen – WhatsApp Business mit Festnetznummer erklärt, was sich registrieren lässt und was nicht.

Das Profil ist das Einzige, was Kundinnen und Kunden prüfen können, bevor sie entscheiden, ob sie antworten. Behandeln Sie es als Schaufenster, nicht als Formular.

• Name: der Name, nach dem Kunden tatsächlich suchen – nicht die Firmierung im Handelsregister.
• Kategorie: die ehrlichste passende Auswahl. Sie steht im Profil und setzt die Erwartung vor der ersten Nachricht.
• Beschreibung: was Sie verkaufen und an wen, in einem Satz.
• Adresse, Öffnungszeiten, Website, E-Mail: alles ausfüllen, was Sie ehrlich ausfüllen können. Leere Felder wirken verlassen.

Was ein vollständiges Profil nicht bringt: einen Haken. Der blaue Haken kennzeichnet ein Official Business Account, wird auf der WhatsApp Business Platform über den WhatsApp Manager vergeben und ist für Nummern der WhatsApp Business App nicht verfügbar; App-Nutzer haben mit Meta Verified einen separaten, kostenpflichtigen Weg. Das ganze Bild steht in WhatsApp Business verifizieren.

Läuft die Nummer später über Keaz, pflegen Sie dieselben Felder unter Einstellungen: WhatsApp-Profil – so bleibt es ein Profil und nicht zwei.

Die App ist für eine Person gebaut, die auf einem Handy antwortet. Sie wechseln, wenn das Ihr Geschäft nicht mehr beschreibt. Drei Signale, in der Reihenfolge, in der sie meist auftreten.

1. Mehr als eine Person braucht das Postfach. Die App kennt keine Benutzerplätze. Das ist der häufigste Wechselgrund im DACH-Handel – und er kommt früher als gedacht.
2. Sie wollen Kampagnen versenden. Auf der Plattform sind genehmigte Nachrichtenvorlagen der einzige Nachrichtentyp, der außerhalb eines offenen Kundenservice-Fensters versendet werden kann, und Meta rechnet pro zugestellter Nachricht ab – die Abrechnung pro Nachricht ersetzte am 1. Juli 2025 die Abrechnung pro Konversation.
3. Sie wollen Automatisierung an Shop-Ereignissen. Warenkorbabbruch, Nachkauf-Strecke, Bewertungsanfragen: dafür brauchen Sie die Plattform und eine Verbindung zum Shop.

Reine Menge ist selten der Auslöser, ihre Form sollten Sie aber kennen. Messaging-Limits auf der Plattform sind die maximale Zahl eindeutiger WhatsApp-Nutzer, die Sie außerhalb eines Kundenservice-Fensters in einem rollierenden 24-Stunden-Zeitraum anschreiben können. Sie gelten auf Ebene des Business-Portfolios und werden von allen Nummern darin geteilt. Neue Portfolios starten bei 250 und können über einen Skalierungspfad auf 2.000 steigen, danach über automatische Skalierung auf 10.000, 100.000 und unbegrenzt (Meta for Developers, Messaging limits, 2026, abgerufen am 01.09.2026).

Die Preise, Fenster und Limits, die Sie wirklich belasten, stehen gesammelt auf WhatsApp Facts, die Plattform selbst erklärt WhatsApp Business API: Was ist das?, und was es vorher kostet, klärt Ist WhatsApp Business kostenlos?.

Wie die Plattform aussieht, wenn sie Flows, Vorlagen und ein gemeinsames Postfach ist statt einer API, zeigt die Keaz Funktionsübersicht.

Sechs Fehler erklären die meisten Setups, die noch einmal gemacht werden müssen.

• Die falsche Nummer registrieren. Die Nummer ist die Identität. Registrieren Sie die, die bleiben soll – nicht die, die gerade in der Hand liegt.
• Ohne Backup übernehmen. Der Wechsel aus privatem WhatsApp ist nicht dafür gebaut, zurückgedreht zu werden.
• Das Profil halb leer lassen. Keine Beschreibung und keine Öffnungszeiten kosten Antworten, bevor überhaupt jemand mit Ihnen gesprochen hat.
• Einen Haken erwarten. Weder das App-Setup noch ein vollständiges Profil erzeugt einen – daran ändert kein zusätzliches Profildetail etwas.
• Die Plattform kaufen, bevor Sie sie brauchen. Wenn eine Person alles auf einem Handy beantwortet und Sie keine Kampagnen senden, ist die App das richtige Werkzeug – und es gibt nichts zu migrieren.
• Die App als Sendekanal behandeln. Sie ist nicht für ausgehendes Marketing gebaut, und genau so sammeln Nummern Spam-Meldungen.

Die letzten beiden sind die teuren, weil es Entscheidungen sind und keine Tippfehler. Wenn Sie unsicher sind, auf welcher Seite der Linie Sie stehen: zählen Sie die Personen, die diese Woche eine Kundennachricht lesen müssen.