WhatsApp-Willkommensnachricht automatisieren

Es ist die erste Nachricht, die automatisch rausgeht, wenn jemand neu auf deiner Liste landet. Ihre Aufgabe ist schmal: begrüßen, sagen was du schickst und wie oft, und einen einzigen nächsten Schritt anbieten. Nicht mehr.

Zwei Dinge werden regelmäßig damit verwechselt, und keins davon ist dasselbe:

• Der Conversation Starter. Das ist in Keaz die Vorlage um einen Chat, den du nach 24 Stunden Stille wieder öffnest. Er reagiert auf etwas, das du tust — nicht darauf, dass ein neuer Kontakt dazukommt.
• Ein Newsletter. Ein Flow reagiert auf ein Ereignis und läuft fortlaufend für einzelne Kontakte. Einen Newsletter schreibst du und schickst ihn einmal an ein ganzes Segment.

Der Unterschied ist wichtig, weil die Willkommensnachricht die einzige Nachricht in deinem Programm ist, die jeder einzelne Abonnent sieht. Alles danach — Warenkorbabbrecher, Nachbestell-Erinnerungen, Bewertungsanfragen — erreicht nur einen Teil. Diese erreicht alle. Deshalb verdient sie mehr Aufmerksamkeit, als ihre Länge vermuten lässt.

Jeder Flow beginnt mit einem Trigger im Starting-point-Block. Drei der verfügbaren Trigger sind die, die für eine Begrüßung sinnvoll sind.

• Chat-in — der Kontakt schreibt dir zuerst, über einen QR-Code oder einen Link, der die Nachricht vorbefüllt. Jeder Chat-in-Flow bekommt seinen eigenen QR-Code und seine eigene URL in der Flow-Detailansicht, dadurch verrät dir der Einstiegspunkt, welche Platzierung den Kontakt gebracht hat. Die Mechanik steht in Flow-Trigger: Chat-in.
• Contact Purchase — ein Shopify-Ereignis. Der Flow startet, sobald ein Kontakt in deinem verbundenen Shop eine Bestellung abschließt. Lag keine Telefonnummer an der Bestellung, hat Keaz nichts zum Zuordnen und der Flow startet für diese Bestellung nicht — das Detail, das die meisten Shops ihre erste Begrüßung kostet. Siehe Flow-Trigger: Contact Purchase.
• Smart Activation — Keaz entscheidet den Sendezeitpunkt pro Kontakt, um Spam-Meldungen niedrig zu halten. Nutze das für Kontakte, mit denen du seit über zwölf Monaten nicht gesprochen hast — nicht für neue.

So richtest du es ein:

1. Unter Flows einen neuen Flow anlegen.
2. Den Starting-point-Block anklicken.
3. Das Trigger-Ereignis wählen — Chat-in oder Contact Purchase.
4. Das Mindest-Opt-in-Level setzen, damit nur Kontakte mit ausreichender Zustimmung einsteigen. Opt-in-Level erklärt, was jedes Level erlaubt. Eine separate Abonnentenliste gibt es in Keaz nicht — das Level am Kontakt ist das Abonnement.
5. Einen Messages-Block hinzufügen und die Begrüßung schreiben. Nutze die dynamischen Variablen für den Vornamen.
6. Einen Delay-Block nur dann, wenn eine zweite Nachricht später folgen soll.
7. Dem Flow einen eigenen Rabattcode geben, damit der Umsatz zuordenbar bleibt.
8. Speichern. Beim Chat-in-Flow QR-Code und URL aus der Flow-Detailansicht holen.

Der Flow-Builder und die Trigger dahinter sind für jeden Flow gleich. Wenn die Begrüßung einmal steht, sind Warenkorbabbrecher und Bewertungsanfragen dieselben paar Klicks.

Die Willkommensnachricht verdient sich das Recht auf die zweite. Vier Elemente in dieser Reihenfolge schaffen das zuverlässig: den Shop nennen, sagen warum diese Person von dir hört, sagen was als Nächstes kommt und wie oft, und genau eine Handlung anbieten.

Drei Einstiege, die dieser Form folgen:

• Nach einem QR-Code-Opt-in: „Hallo {{Vorname}}, du bist dabei — danke. Hier ist Kaufmann & Co auf WhatsApp. Rechne mit etwa zwei Nachrichten pro Monat: Neuheiten und ab und zu ein Vorkaufsrecht. Antworte jederzeit STOP. Sollen die aktuellen Neuheiten zuerst kommen?“
• Nach der ersten Bestellung: „Hallo {{Vorname}}, deine Bestellung ist auf dem Weg. Du kannst hier jederzeit antworten, wenn etwas unklar ist — es liest ein Mensch. Wir melden uns beim Versand und danach etwa zweimal im Monat.“
• Nach einer Nummernerfassung im Checkout: „Danke {{Vorname}}. Wir nutzen diese Nummer für Bestellupdates und etwa zweimal im Monat für Neuheiten. Wenn du nur die Bestellupdates willst, antworte UPDATES und wir halten es dabei.“

Zwei Faustregeln, die mehr wert sind als jede Vorlage. Halte es auf einem Bildschirm — eine Begrüßung, für die man scrollen muss, liest sich wie ein Mailing, und Mailings werden stummgeschaltet. Und mach das Frequenzversprechen konkret: „etwa zwei Nachrichten pro Monat“ ist der Satz, an dem du Wochen später gemessen wirst, wenn jemand entscheidet, ob er bleibt. Ein vages Versprechen ist der häufigste Grund, warum eine gesunde Liste anfängt zu bröckeln.

Der Flow ist die leichte Hälfte. Die Reichweite ist die Hälfte, die entscheidet, ob er etwas bringt — denn eine perfekte Begrüßung, die ein Fünftel deiner Kund:innen erreicht, ist weniger wert als eine schlichte, die die meisten erreicht.

Die Sammelpunkte, die die Zahl bewegen:

• Das Telefonnummern-Feld im Shopify-Checkout, aktiv angeboten statt nur vorhanden: die Erfassung steigt von 22% auf 65–70%.
• Das Widget nach dem Checkout, für die Bestellungen, bei denen das Feld übersprungen wurde.
• Ein Chat-Widget im Shop, für Leute, die noch nicht kaufen.
• QR-Codes auf Verpackung, Print und im Laden, jeder auf seinen eigenen Chat-in-Flow.
• Smart Activation für Kontakte, die älter als zwölf Monate sind — maximal zweimal im Jahr.

Zusammen heben diese Punkte die Customer Contact Coverage — den Anteil deiner Shopify-Kund:innen der letzten zwölf Monate, die du auf WhatsApp überhaupt erreichen kannst — typischerweise von 35–55% auf 85%+ in etwa 60 Tagen. Unser ausführlicher Leitfaden zum DSGVO-konformen Opt-in geht jeden Sammelpunkt einzeln durch.

Warum überhaupt, wenn du schon E-Mails schickst? Weil sich die Zielgruppen kaum überschneiden. Über Keaz-Shops hinweg liegt die Verteilung bei 24% nur E-Mail, 38% beides, 34% nur WhatsApp, 3% keins von beidem — rund ein Drittel deiner Audience ist über WhatsApp erreichbar und sonst nirgends. WhatsApp-Leseraten liegen über 90% gegenüber E-Mail-Öffnungsraten von 30–40%; das ist ein publiziertes Benchmark-Band und keine Garantie, und wie wir die Prognose berechnen zeigt, wie konservativ wir damit rechnen. WhatsApp ergänzt E-Mail hier. Es ersetzt sie nicht.

Wenn die Begrüßung läuft, ist der nächste Flow der, der am meisten einbringt: Warenkorbabbrecher per WhatsApp zurückholen. Für den größeren DACH-Kontext veröffentlicht der bevh jährlich seine Studie „Interaktiver Handel in Deutschland“ (bevh, Januar 2025).

• Senden, bevor die Zustimmung dokumentiert ist. Der Flow läuft bereitwillig auch für einen Kontakt, der nie in Marketing eingewilligt hat. Setz das Mindest-Opt-in-Level im Starting point und behandle es als die Schranke.
• Den Conversation Starter als Begrüßung verwenden. Er greift nur, wenn du einen still gewordenen Chat wieder öffnest. Einen neuen Kontakt begrüßt er nie.
• Einschalten, bevor Reichweite da ist. Ein Willkommens-Flow auf einer Liste mit 22% Nummern-Abdeckung begrüßt jeden fünften Kunden. Erst das Checkout-Feld reparieren.
• Vier Absätze schreiben. Länge im Chat liest sich als eingeforderte Mühe, nicht als geleistete.
• Nichts versprechen. Wenn du nie sagst, wie oft du schreibst, fühlt sich jede spätere Nachricht wie eine zu viel an.
• Eine Nachricht für jeden Einstiegspunkt. Wer einen QR-Code auf einem Paket gescannt hat, und wer gerade bezahlt hat, sind in verschiedenen Momenten. Zwei Flows, zwei Einstiege.
• Kein Rabattcode am Flow. Ohne eigenen Code lässt sich der Umsatz der Begrüßung nicht zuordnen, und du diskutierst darüber, ob sie funktioniert, statt es zu messen.
• Ein Delay-Block, wo keiner nötig ist. Eine Begrüßung, die vier Stunden nach dem Opt-in ankommt, hat den Kontext verloren, auf den sie antwortete.

Braucht eine Willkommensnachricht ein Opt-in? Behandle es als Pflicht. WhatsApp-Marketing in Deutschland funktioniert über ausdrückliche, dokumentierte und widerrufbare Zustimmung — das Prinzip steht in Artikel 7 der Datenschutz-Grundverordnung (2016). In Keaz setzt du es durch, indem du im Starting point ein Mindest-Opt-in-Level verlangst.

Kann ein Flow neue Abonnent:innen und Erstkäufer:innen zusammen bedienen? Technisch ginge das, aber beide kommen in verschiedenen Situationen an, und pro Flow muss ohnehin ein Trigger gewählt werden. Bau zwei.

Wie lang soll ein Willkommens-Flow sein? Eine Nachricht erledigt die Aufgabe. Eine zweite, ein paar Tage später, lohnt sich, wenn du etwas Konkretes anzubieten hast — einen Leitfaden, einen Vorteil auf die erste Bestellung, eine Frage. Danach betreibst du einen Newsletter.

Kann ich messen, was die Begrüßung einbringt? Ja, über den eigenen Rabattcode des Flows: Keaz legt ihn in deinem Shop an, und Bestellungen, die ihn einlösen, werden dem Flow zugeordnet. Metriken auf Blockebene zeigen, wo Kontakte aussteigen.

Was, wenn die Kundin nie eine Telefonnummer angegeben hat? Dann kann kein bestellgetriggerter Flow für sie starten. Das ist ein Reichweiten-Problem, kein Flow-Problem — das Checkout-Feld und das Widget nach dem Checkout lösen es.