WhatsApp-Erinnerung automatisieren

Eine Erinnerung reagiert auf etwas, das passiert ist. Eine geplante Nachricht geht zu einer Uhrzeit raus, die du gewählt hast. Dieser Unterschied entscheidet, welches Werkzeug du brauchst: hängt der Moment an der Kundin, willst du eine Erinnerung — hängt er am Kalender, willst du eine geplante Nachricht.

Im Shop sind die nützlichen Erinnerungen fast immer die zweite Sorte im Kostüm der ersten: ein Versandstatus, eine Abo-Abrechnung in drei Tagen, ein Verbrauchsprodukt, das zur Neige geht, eine Bewertungsanfrage, wenn das Paket angekommen ist. Keine davon hat ein festes Datum. Sie haben ein kundenindividuelles Datum — und genau deshalb müssen sie automatisiert laufen und können nicht im Kalender stehen.

Genau so verhält sich der Delay-Block. Jeder Kontakt wartet gleich lang, aber seine Uhr startet erst, wenn er den Block erreicht. Wer am Dienstag kauft und wer am Freitag kauft, wartet beide drei Tage — und zieht drei Tage nach der eigenen Ankunft weiter. Es gibt keinen Batch und kein gemeinsames Sendefenster, also stehen mehrere Kund:innen gleichzeitig an unterschiedlichen Punkten derselben Erinnerung.

Eine Erinnerung braucht einen Block, der auswählt, einen, der wartet, und einen, der sendet. In dieser Reihenfolge baust du sie.

1. Wähle den Trigger im Starting point. Fünf Events stehen bereit: Contact purchase und Abandoned checkout kommen aus Shopify, Smart activation und Webhook aus Keaz, und Chat-in löst aus, wenn die Kundin dir zuerst schreibt. Der Trigger ist das einzige Pflichtfeld — und er entscheidet, welche Filter überhaupt sinnvoll sind.
2. Grenze ein, wer eintritt — falls nötig. Labels und Filter decken Kontakttyp, Opt-in-Level, Anzahl und Wert der Bestellungen, Produktname, Kategorie, Typ und Tag, Land der Kundin sowie E-Mail- und SMS-Consent ab. Jede Bedingung muss gleichzeitig zutreffen. Eine lange Liste ergibt also eine schmale Erinnerung, keine sorgfältige.
3. Setze die Wartezeit. Der Delay-Block hat zwei Felder: eine Zahl und eine Einheit aus Minuten, Stunden oder Tagen. Dieses Paar deckt eine Viertelstunde genauso ab wie vier Monate, und du kannst mehrere Delays hintereinander hängen.
4. Schreibe die Nachricht, hänge im Starting point einen Rabattcode an, wenn der Umsatz dieser Erinnerung zugeordnet werden soll und nicht dem Shop allgemein — und aktiviere den Flow.

Eine lange Erinnerung ist unsichtbar, während sie arbeitet, weil nichts sendet. Genau dafür zeigt der Delay-Block Clients currently waiting auf dem Canvas: eine steigende Zahl heißt, die Erinnerung läuft. Eine glatte Null bei einem Flow, der sich füllen sollte, ist das Erste, was du prüfst, wenn ein Flow nicht auslöst.

Fange bei den Erinnerungen an, auf die die Kundin sowieso wartet — die musst du niemandem verkaufen. Die vorgeschriebenen Keaz-Flow-Vorlagen bringen die Timings unten schon mit. Nimm sie als Startposition, nicht als leere Leinwand.

• Versandstatus — sofort beim Versand, mit Tracking-Link. Die Nachricht, die alle öffnen.
• Abo-Verlängerung — drei Tage vor der nächsten Abrechnung, mit Überspringen, Tauschen und Pausieren. Sie verhindert eine Rückerstattung, statt einen Verkauf zu jagen.
• Warenkorbabbruch — 15 Minuten nach dem verlassenen Checkout, solange die Entscheidung noch warm ist.
• Nachbestellung — getaktet auf den Verbrauchszyklus des Produkts, sodass Kaffee und Gesichtsserum unterschiedliche Wartezeiten bekommen.
• Bewertungsanfrage — sieben Tage nach der Auslieferung, wenn das Produkt wirklich benutzt wurde.
• Winback — 120 Tage ohne Bestellung. Ein Delay-Block, keine Notiz in irgendeinem Kalender.

Zwei davon erinnern an eine Bestellung, vier an eine Gewohnheit. Die Gewohnheits-Erinnerungen summieren sich, deshalb lohnt sich der Aufbau: aus einer Bestellung drei machen geht durch, wie weit du sie auseinanderlegst. Und wenn du die Rechnung für dein eigenes Sortiment sehen willst, bevor du etwas baust: die Prognose rechnet sie auf deine Kundenzahl und deine Vertikale.

Jedes Template, das du außerhalb eines offenen Gesprächs sendest, sortiert Meta in eine von drei Kategorien: Marketing, Utility oder Authentication. Erinnerungen liegen auf der Grenze zwischen den ersten beiden — und auf welcher Seite sie landen, ist eine Preisentscheidung, keine Geschmacksfrage.

Damit ein Template als Utility gilt, muss es laut Metas Richtlinien zwei Hürden gleichzeitig nehmen: nicht werblich sein — und entweder konkret auf die Kundin bezogen oder für sie wirklich wesentlich. Metas eigene Utility-Beispiele umfassen eine Paketaktualisierung mit Tracking-Nummer und eine Zahlungserinnerung, die Datum und hinterlegte Karte nennt. Zu den Marketing-Beispielen zählen „In deinem Warenkorb liegt noch etwas“ und eine Abo-Info mit Rabatt — und die Richtlinien sagen ausdrücklich, dass Retargeting Marketing bleibt, auch wenn die Kundin darum gebeten hat (Meta, WhatsApp Business Platform, Richtlinien zur Template-Kategorisierung, abgerufen am 03.09.2026).

Die Folge ist eng und teuer. Gemischte Inhalte gelten als Marketing — eine Versanderinnerung mit angehängtem Rabattcode ist also ein Marketing-Template. Für deutsche Nummern liegt Utility in Metas Preisliste deutlich unter Marketing (Meta, Preis-Dokumentation, abgerufen am 02.09.2026). Der Rabattcode, den du an eine Paketaktualisierung hängst, verändert damit die Stückkosten jeder einzelnen dieser Nachrichten — und Erinnerungen sind das Volumenstärkste, was du jemals sendest.

Was eine Erinnerung kostet, hängt auch davon ab, ob sie in ein offenes Gesprächsfenster fällt oder nicht — und dieser Teil der Preisliste ändert sich am 1. Oktober 2026. Was sich zum 1. Oktober ändert hat die Details — lies das, bevor du ein Erinnerungsprogramm auf den heutigen Zahlen planst.

• Ein Angebot an eine Utility-Erinnerung hängen. Die Paketaktualisierung war günstig; die Paketaktualisierung mit 10 % Rabatt ist ein Marketing-Template. Wenn du verkaufen willst, sende eine zweite Nachricht statt die erste umzuschreiben.
• Annehmen, „die Kundin wollte das ja“ macht es zu Utility. Tut es nicht. Retargeting bleibt in Metas Richtlinien Marketing, auch auf Wunsch der Kundin — und eine Warenkorb-Erinnerung ist Retargeting.
• Nicht mit einer Umkategorisierung rechnen. Meta prüft laufende Templates nach und kann ein Utility-Template mit einem Tag Vorlauf auf Marketing umstellen — sofort, wenn das Konto wegen Falschkategorisierung bereits verwarnt wurde — mit 60 Tagen Einspruchsfrist. Wer Marketing dauerhaft als Utility einreicht, riskiert steigende Einschränkungen bis dahin, dass jedes Utility-Template des Kontos umkategorisiert wird (Meta, Richtlinien zur Template-Kategorisierung, abgerufen am 03.09.2026).
• Filter stapeln, bis niemand mehr qualifiziert. Labels und Filter werden mit UND verknüpft, nicht mit ODER. Setze eine Bedingung nach der anderen und beobachte die Eintrittszahl.
• Ein Delay länger setzen als das Angebot lebt. Vor einer langen Wartezeit zwei Fragen: Erinnert sich die Kundin dann noch an die Bestellung, und gilt der Rabattcode überhaupt noch?
• Stille als Fehler lesen. Eine 120-Tage-Erinnerung sendet vier Monate lang nichts. Prüfe Clients currently waiting, bevor du irgendetwas neu baust.
• Menschen erinnern, die nie zugestimmt haben. Eine Erinnerung mit Angebot bleibt eine Marketingnachricht. Das Opt-in muss ausdrücklich, dokumentiert und widerrufbar sein, und der Opt-in-Level-Filter im Starting point ist die Stelle, an der du es durchsetzt — siehe Opt-ins DSGVO-konform einsammeln.

Das ist eine Zusammenfassung und keine Rechtsberatung — lass deine Opt-in-Formulierung von eigenen Jurist:innen prüfen.